Phần mềm quản lý nhà hàng – quán cà phê, order nhanh – khách hài lòng

Tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình phục vụ là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đây là mục tiêu mà nhiều nhà hàng, quán ăn, và các cơ sở kinh doanh khác hướng tới. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đạt được điều này do thiếu sự quản lý hiệu quả trong quy trình bán hàng. Hãy cùng tiktakPOS tìm hiểu và đưa ra những giải pháp toàn diện nhằm giải quyết vấn đề này.

1. Những vấn đề thường gặp trong việc sắp xếp quy trình

Để một nhà hàng hoạt động hiệu quả, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như thu ngân, nhân viên phục vụ và nhân viên bếp. Khi công việc của mỗi bộ phận được tối ưu hóa, điều này sẽ giúp tối đa hóa công suất phục vụ. Tuy nhiên, nhiều nhà hàng vẫn đang gặp phải các vấn đề như sắp xếp nhân lực chưa hợp lý, công việc chồng chéo, quy trình phục vụ thiếu tính gọn gàng với nhiều nghiệp vụ thủ công.

Mặc dù nhân viên đã làm việc hết công suất, nhưng các nhà hàng vẫn gặp phải những tình trạng như: tốn nhiều thời gian để phục vụ một bàn khách, thanh toán chậm trễ khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, ghi nhầm món hoặc thiếu món. Những vấn đề này là không hiếm gặp tại nhiều nhà hàng, làm giảm chất lượng dịch vụ và gây bất tiện cho khách hàng.

Để giải quyết vấn đề này, các nhà hàng cần tối ưu hóa quy trình làm việc, phân công nhân lực hợp lý, tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động. Bằng cách đó, nhà hàng sẽ đảm bảo được công suất phục vụ tối đa, giảm thiểu tình trạng “vỡ trận” và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

• Nhân viên phục vụ: Với các nhà hàng nhiều tầng, nhiều khu vực, nhân viên phải mất thời gian di chuyển đến khu vực bếp và thu ngân để đưa thông tin order, nhân viên lại phải lặp lại quá trình này. Đây là một khoảng thời gian thừa không đáng có khiến công suất nhà hàng bị ảnh hưởng. Order chậm trễ, phục vụ sai thứ tự, ghi order nhầm là những tình huống mà nhân viên phục vụ rất dễ gặp phải trong những thời điểm đông khách.
• Nhân viên bếp/bar: Những giờ cao điểm đông khách thì đây cũng là bộ phận phải chịu áp lực cực kỳ lớn khi phải vừa đảm bảo tốc độ ra món nhanh, chính xác vừa đảm bảo chất lượng món ăn. Tuy nhiên, việc không tổng hợp được chính xác số lượng món cần làm dẫn đến việc chế biến lẻ tẻ theo từng đơn order khiến quá trình chế biến không được tối ưu, thời gian chế biến bị kéo dài và nguyên vật liệu cũng không được sử dụng hiệu quả.
• Thu ngân: Đây là bộ phận quyết định việc doanh thu trả về của nhà hàng có chính xác hay không. Là người kiểm kê và thực hiện bước thanh toán cuối cùng, thu ngân cần nắm bắt được chính xác thông tin order, các điều chỉnh thêm món, hủy món trong quá trình phục vụ, kiểm soát các yêu cầu tách/gộp bàn, tách/gộp hóa đơn,… Công việc này rất dễ gây nhầm lẫn, điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu của nhà hàng mà còn khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm.

2. Giải pháp tối ưu công suất nhà hàng, quán cà phê tăng tốc kinh doanh

2.1 Quản lý ca kíp và phân bổ nhân lực hợp lý

Phân bổ nguồn lực hợp lý được coi là một yếu tố then chốt để tối ưu công suất nhà hàng, quán cà phê . Là một chủ cửa hàng, bạn sẽ cần xem xét yêu cầu của từng công việc, từng vị trí nhân viên để có kế hoạch tuyển dụng, phân công công việc hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần sắp xếp, bố trí số lượng nhân sự hợp lý trong từng ca làm việc. Bạn nên nắm được các thời điểm đông khách, ước tính số lượng khách hàng để sắp xếp số lượng nhân viên phù hợp. Với các khung giờ vắng khách, bạn có thể sắp xếp ít nhân sự hơn để không lãng phí nguồn lực.

2.2 Chuẩn bị quy trình phục vụ trong nhà hàng, quán cà phê

Một quy trình phục vụ được xây dựng bài bản và tinh gọn sẽ giúp tối ưu công suất nhà hàng, quán cà phê. Bạn nên quy định rõ ràng về nguyên tắc và trình tự phục vụ trong từ khâu chuẩn bị, đón khách, tiếp nhận order, chuyển order đến bếp/bar và thu ngân, phục vụ món cho đến khâu kiểm đồ, thanh toán, tiễn khách,… Mọi quy trình cần được văn bản hóa để mọi nhân viên đều nắm được và tuân thủ theo đúng quy trình đề ra.

Trong khi xây dựng quy trình phục vụ, bạn nên tinh gọn những nghiệp vụ dư thừa để đẩy nhanh tiến độ công việc và tối ưu công suất nhà hàng. Ví dụ như vấn đề nhân viên phải di chuyển qua nhiều khu vực để đưa order gây mất thời gian, bạn có thể áp dụng các phương thức order thông qua máy tính bảng. Ngay khi hoàn tất order, thông tin sẽ ngay lập tức được chuyển đến bếp/bar tương ứng và thu ngân, giờ đây thay vì phải di chuyển nhiều thì nhân viên có thể sử dụng thời gian đó để hỗ trợ order cho nhiều khách hàng hơn. Hay đối với quy trình thanh toán, việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp nhân viên tính tiền nhanh hơn, chính xác hơn cho khách hàng. Bạn cũng nên bổ sung thêm đa dạng phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử,… để khách hàng linh hoạt và tiện lợi hơn trong quá trình thanh toán.

Song song với việc chuẩn hóa quy trình, bạn cũng không nên bỏ qua việc đào tạo nhân viên để họ nắm rõ vị trí công việc của mình. Những thao tác nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp của nhân viên sẽ góp phần quan trọng để tối ưu công suất nhà hàng.

2.3 Tối ưu công suất khu vực bếp

Trước khi đề cập đến yếu tố con người thì bạn chú trọng đầu tư các trang thiết bị bếp đủ tốt, sắp xếp các khu vực bếp một cách khoa học để đảm bảo mọi hoạt động trong bếp được diễn ra thuận tiện. Các trang thiết bị kém chất lượng có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên bếp.
Trong quản lý nhà hàng, quán cà phê, sự liên kết hiệu quả giữa khu vực phục vụ và khu vực bếp/bar đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thực tế cho thấy, việc quản lý đường truyền đặt món kém hiệu quả, đặc biệt khi cửa hàng đông khách, sẽ làm giảm chất lượng phục vụ và gây ra nhiều sai sót đáng tiếc. Nguyên nhân chính đến từ cách thức nhận order truyền thống – ghi chép bằng tay của nhân viên. Nhân viên có thể bỏ sót hoặc ghi nhầm thông tin, món ăn của khách hàng. Hệ quả là khi thông tin order được chuyển đến bếp/bar, thường xảy ra tình trạng món lên sai, thiếu so với yêu cầu ban đầu. Điều này khiến khách hàng phải chờ đợi lâu, trải nghiệm dịch vụ kém, cảm thấy không hài lòng.
Do đó, để nâng cao hiệu quả hoạt động, các nhà hàng cần tận dụng công nghệ vào quy trình đặt món, từ đó kết nối trực tiếp khu vực phục vụ với bếp/bar một cách nhanh chóng, chính xác. Cách làm này sẽ giúp truyền tải order, tránh được những sai sót không đáng có từ việc ghi chép bằng tay, đồng thời đảm bảo khách hàng được phục vụ đúng món, đầy đủ trong thời gian nhanh nhất.

2.4 Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS để tối ưu quy trình bán hàng

• Giao diện đơn giản – dễ sử dụng: Nhiều chủ cửa hàng lo ngại việc ứng dụng công nghệ trong việc quy trình hóa cơ sở kinh doanh phức tạp, khó sử dụng. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS, người bán chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản, mọi thông tin sẽ được xử lý nhanh gọn, đảm bảo nâng cao hiệu quả vận hành cho cửa hàng.
• Dữ liệu đồng bộ tức thời: Trước đây, người quản lý phải đến từng bộ phận để truyền tải yêu cầu, nhân viên order phải qua lại thường xuyên giữa các quầy để đưa bill món ăn hay yêu cầu đồ uống của khách. Điều này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót trong quá trình phục vụ khách hàng. Vậy phần mềm quản lý quán ăn cần có tính năng đồng bộ dữ liệu, giúp nhân viên cập nhật thông tin kịp thời, hạn chế trình trạng sót bill, mất bill khách hàng như phương pháp vận hành trước đây.
• Bán hàng trên mọi thiết bị: Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe tương thích với các thiết bị có sẵn như điện thoại di động, máy tính, laptop, máy tính bảng,… giúp người quản lý linh hoạt hơn trong quá trình sử dụng phần mềm. Người quản lý không cần phải phụ thuộc vào máy Pos thu ngân hay bị hạn chế khu vực sử dụng phần mềm bán hàng.
• Quản lý phòng bàn – book bàn: để giảm bớt tình trạng quá tải vào những giờ cao điểm, người dùng có thể khuyến khích khách hàng đặt bàn trước. Phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS có tích hợp tính năng quản lý phòng , bàn giúp người quản lý dễ dàng quản lý số bàn hiện có trong quán, bàn nào còn trống, hạn chế mang đến những trải nghiệm không hài lòng dành cho khách hàng.
• Quản lý số lượng hàng tồn kho, xuất/nhập nguyên liệu trong kho: Với tính năng quản lý xuất nhập kho chặt chẽ, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt và kiểm soát việc nhập hay xuất kho hàng hóa, hạn chế tình trạng thất thoát nguyên vật liệu không rõ nguyên nhân. Ngoài ra, khi nhân viên đã hoàn thành các thao tác bán hàng, hàng hóa sẽ tự động trừ kho giúp người quản lý dễ dàng kiểm kho, đối chiếu số liệu hàng hóa tồn kho cuối ngày so với thực tế. Đặc biệt, phần mềm cũng sẽ tự động thông báo cho chủ quán ăn, quán cafe khi hàng trong kho chạm mức tối thiểu. Các chủ quán có thể chủ động hơn trong việc lập kế hoạch nhận hàng vào kho mà không sợ xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu phục vụ khách hàng.
• Hỗ trợ in bếp, hiển thị bếp: Bằng tính năng in bếp thông minh được tích hợp trong phần mềm quản lý, khi nhân viên hoàn thành các thao tác bán hàng, đơn hàng sẽ tự động xuất ra từ máy in bill và máy in bếp, nhân viên bếp có thể nhanh chóng tiếp nhận đơn hàng, nhân viên thu ngân không cần phải thường xuyên di chuyển giữa các quầy. Với tính năng thông minh này, thời gian phục vụ khách sẽ được rút ngắn, quy trình bán hàng được thực hiện theo một chu trình khép kín, hạn chế tình trạng soát bill khách hàng hay nhân viên ghi nhầm yêu cầu của khách hàng như phương pháp order truyền thống
• Quản lý ca kíp nhân viên chặt chẽ: Ngoài tính năng quản lý nhân viên chặt chẽ, phần mềm bán hàng còn nền tích hợp tính năng hỗ trợ quản lý ca làm việc của nhân viên như ngày làm, giờ làm, tiền lương, nội dung công việc,… Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát nhân viên cũng như đánh giá chất lượng làm việc của từng nhân viên cụ thể.

Nếu bạn chưa sử dụng thử tiktakPOS thì cũng đừng lo, tiktakPOS tặng bạn dùng thử hoàn toàn miễn phí. Hãy trải nghiệm ngay với ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN đến từ BIDV và tiktakPOS từ ngày 01/04/2024 đến hết ngày 30/06/2024 nhận ngay gói quà tặng ưu đãi trị giá lên tới 3,6 triệu đồng khi mua gói sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS.

Chi tiết chương trình khuyến mại tại : Ưu đãi vàng- Nhận ngàn quà tặng từ tiktakPOS và BIDV trị giá tới 3,6 triệu đồng

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí và hưởng trọn ưu đãi cực hấp dẫn này nhé !