7 cách đơn giản để tối ưu hóa quy trình quản lý nhà thuốc

1270 Lượt xem

Quản lý kinh doanh chưa bao giờ là dễ đặc biệt với ngành hàng đặc thù như nhà thuốc, cửa hiệu bán thuốc, vật tư y tế. Việc kiểm soát hoạt động bán hàng và đặc biệt là chất lượng của sản phẩm thuốc luôn được chủ hộ kinh doanh ngành hàng thuốc men và vật tư y tế quan tâm. Cùng tiktakPOS tìm hiểu những khó khăn và giải pháp giúp cho quy trình quản lý kinh doanh nhà thuốc hiệu quả và khoa học hơn nhé.

I. Những vấn đề khó khăn trong việc quản lý cửa hàng thuốc

Trong quá trình hoạt đồng, nhiều nhà thuốc vẫn phải đối mặt với những khó khăn trong việc quản lý hệ thống

1. Quản lý tồn kho kém hiệu quả

Việc kiểm soát tồn kho lỏng lẻo, thiếu hệ thống dẫn đến tình trạng hàng hóa tồn đọng quá lâu, vượt quá hạn sử dụng hoặc bị thiếu hụt cục bộ, không đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng. Điều này không chỉ gây lãng phí chi phí mua hàng mà còn nguy hiểm cho sức khỏe người sử dụng nếu vô tình bán ra những sản phẩm đã hết hạn.

2. Khó kiểm soát công nợ

Số lượng mặt hàng lớn với nhiều loại khác nhau, chủ cửa hàng khó kiểm soát hàng hóa. Đặc biệt có rất nhiều mặt hàng thuốc được nhập từ nhiều nhà cung cấp thuốc khác nhau. Nếu không kiểm soát chặt chẽ bạn sẽ không thể tối ưu hoạt động xuất nhập hàng. Từ đó gây lãng phí, thất thoát đáng kể.

3. Chi phí kinh doanh cao, khó kiểm soát

Không theo dõi, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí về nhân công, quản lý, vận hành,…dẫn đến chi phí cao, ăn mòn lợi nhuận. Việc xử lý đơn hàng cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng khách hàng nhận được đúng sản phẩm vào thời gian đúng

4. Khó kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ thông tin khách hàng

Việc ghi chép thông tin khách hàng và thuốc đã mua bằng sổ sách, giấy tờ thủ công rất dễ xảy ra nhầm lẫn, đặc biệt khi lượng khách hàng đông. Sai sót trong ghi chép có thể khiến nhân viên cung cấp sai thông tin về lịch sử sử dụng thuốc của khách.

  • Khó tìm kiếm, truy xuất thông tin: khi lưu trữ bằng giấy tờ thủ công, việc tìm kiếm thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng sẽ rất khó khăn, mất nhiều thời gian. Điều này có thể khiến nhân viên bỏ qua hoặc cung cấp thông tin không chính xác.
  • Dữ liệu dễ bị thất thoát, hư hỏng: Việc lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ dễ bị thất lạc, hư hỏng do nhiều nguyên nhân như ướt, rách… Khi mất dữ liệu, nhân viên không có cơ sở để tư vấn cho khách hàng dựa vào lịch sử mua hàng của khách hàng.
  • Khó chia sẻ, sao chép thông tin: Thông tin ghi chép trên giấy tờ khó được chia sẻ giữa các nhân viên, chi nhánh trong cùng hệ thống nhà thuốc. Điều này cản trở việc theo dõi, cập nhật tình trạng sử dụng thuốc của khách nếu họ đến mua hàng tại những cơ sở khác nhau.

Hành trình Long Châu đạt mốc 1.000 nhà thuốc | BÁO SÀI GÒN GIẢI PHÓNG

II/ Giải pháp đơn giản trong việc quản lý nhà thuốc hiệu quả

Dưới đây là 7 cách tiktakPOS đưa ra để giúp chủ hộ kinh doanh tận dụng phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS để vận hành hiệu quả cở sở kinh doanh thuốc, thực phẩm chức năng, vật tư y tế của mình:

1. Quản lý vốn và thiết lập ngân sách hiệu quả

Quản lý vốn và thiết lập ngân sách quản lý nhà thuốc là điều quan trong cho các chủ hiệu thuốc để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra thuận lợi. Chủ cửa hàng cần ước tính số vốn cần thiết để đầu tư cho cửa hàng như: nhập hàng, trả lương nhân viên.

FPT Long Châu đón nhà thuốc thứ 600 với nhiều hoạt động đáng chú ý

Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu, đối chiếu các hóa đơn và chứng từ hiệu quả

Dự trù vốn lưu động dùng để chi trả các hoạt động hàng ngày và các khoản phí phát sinh của cửa hàng. Từ đó, chủ cửa hàng có thể đánh giá được nguồn lực của cửa hàng để đưa ra những định hướng trong tương lai ( như mở rộng cửa hàng, mở thêm chi nhánh, đầu tư thêm các trang thiết bị,..)

2.Thiết lập quy trình quản lý hàng tồn kho tại hiệu thuốc

Phần mềm quản lý hiệu thuốc hỗ trợ xây dựng được quy trình nhập xuất kho chuẩn, thống nhất giữa các chi nhánh/kho. Tự động hóa các công đoạn: tạo phiếu nhập/xuất, cập nhật tồn kho, lưu trữ lịch sử giao dịch, in tem nhãn, quản lý hạn sử dụng,… Nhân viên kho chỉ cần thao tác nhập liệu, quét mã vạch là phần mềm tự động xử lý các bước tiếp theo. Các quy trình được số hóa rõ ràng, minh bạch, giảm thiểu sai sót thủ công.

FPT Long Châu hướng tới sứ mệnh “Phục vụ tốt hơn sức khỏe cộng đồng”

3. Thiết lập quản lý công nợ nhà cung cấp, khách hàng

Triển khai phần mềm kế toán tích hợp quản lý dòng tiền, công nợ, ngân sách, báo cáo tài chính. Từ đó, phần mềm hỗ trợ theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, lập các báo cáo tuổi nợ
Tự động hóa việc lập các sổ sách, báo cáo tài chính định kỳ để chủ cửa hàng dễ nắm bắt tình hình doanh thu và công nợ của cửa hàng. Tích hợp trực tiếp với phần mềm bán hàng, quản lý kho để đồng bộ số liệu, tránh nhập liệu thủ công nhiều lần. Cảnh báo rủi ro khi dòng tiền không đủ thanh toán hoặc các chỉ số tài chính vượt ngưỡng cho phép.

4. Theo dõi báo cáo doanh thu theo thời gian thực

Đánh giá hiệu quả kinh doanh : Báo cáo doanh thu hàng ngày cho phép chủ hiệu thuốc đánh giá hiệu quả kinh doanh, xem xét mức doanh thu đạt được so với kế hoạch đề ra. Từ đó, chủ hiệu thuốc có thể điều chỉnh kịp thời để đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp để gia tăng doanh thu.
Việc theo dõi doanh thu hàng ngày giúp phát hiện kịp thời bất kỳ sai sót hoặc gian lận nào trong quá trình bán hàng, nhập số liệu. Từ đó có biện pháp xử lý phù hợp, bảo vệ lợi ích cho hiệu thuốc.

5. Quản lý nhân sự khoa học

Phần mềm quản lý bán hàng cho phép lưu trữ và cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân, hồ sơ lý lịch, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của từng nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu đầy đủ để quản lý và sắp xếp nhân sự phù hợp.

Phần mềm quản lý bán hàng thường có tích hợp tính năng chấm công, giúp theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán và trả lương cho nhân viên một cách chính xác và công bằng.

Phần mềm cho phép quản lý nghỉ phép, tăng ca của nhân viên một cách hiệu quả, tránh tình trạng nghỉ phép tràn lan hoặc làm việc quá tải. Điều này giúp doanh nghiệp sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục.

6. Thay đổi bảng giá sản phẩm nhanh chóng và chính xác

Với phần mềm quản lý nhà thuốc, việc cập nhật bảng giá mới chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản trên một giao diện duy nhất. Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian so với phương pháp cập nhật giá bằng cách sửa đổi trên nhiều tài liệu giấy tờ riêng lẻ.

Khi thay đổi bảng giá, phần mềm sẽ tự động đồng bộ hóa dữ liệu mới nhất đến tất cả các chi nhánh. Nhờ vậy, mọi nhân viên bán hàng tại các địa điểm khác nhau đều cùng áp dụng bảng giá mới nhất.

Chỉ có người được cấp quyền mới có thể thay đổi bảng giá trên phần mềm. Điều này đảm bảo việc thay đổi giá được kiểm soát chặt chẽ, tránh sai sót đáng tiếc.

Chuỗi nhà thuốc FPT Long Châu chính thức vượt mốc 600 nhà thuốc ​ | BÁO SÀI GÒN GIẢI PHÓNG

7. Kết nối trực tiếp hóa đơn điện tử 

Tất cả các hóa đơn điện tử đều được lưu trữ, quản lý dễ dàng trong cơ sở dữ liệu của phần mềm.

Theo quy định của Tổng cục Thuế, từ năm 2022, các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ. Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng xuất hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tránh các rủi ro về thuế và hành chính.

Xem thêm: Chính phủ quy định về áp dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng Livetream

Cách FPT Long Châu mở rộng chuỗi nhà thuốc

III/ Phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS đem đến nhiều ưu đãi cho khách hàng đăng ký sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc:

  •  Gói ưu đãi vàng từ tiktakPOS và BIDV trị giá tời 3,6 triệu

Đối tượng áp dụng: Khách hàng ký mới hoặc tái ký phần mềm tiktakPOS và mở tài khoản BIDV

Chi tiết CTKM tại: https://tiktakpos.vn/hoan-tien-len-toi-900-000vnd-kem-qua-tang-danh-cho-khach-hang-tiktakpos-mo-tai-khoan-bidv/

  •  Gói ưu đãi từ FPT.eInvoice

Tặng ngay 500 hóa đơn điện tử miễn phí dành cho các chủ cửa hàng đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tiktakPOS

Thời gian diễn ra: Từ ngày 20/5/2024 đến hết ngày 31/12/2024

Đối tượng áp dụng: Đối tượng áp dụng: Khách hàng ký mới hoặc tái ký phần mềm tiktakPOS

Đăng ký ngay để được tư vấn 1:1 và DÙNG THỬ MIỄN PHÍ mọi tính năng phần mềm bán hàng tiktakPOS bạn nhé !

Bài viết liên quan
[FPT Software] Tuyển dụng Thực tập sinh Marketing

[FPT Software] Tuyển dụng Thực tập sinh Marketing

Phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS, thuộc FPT Software tuyển dụng vị trí thực tập sinh Marketing 1. Thông tin tuyển dụng Số lượng : 2 nhân viên Thời gian làm việc: Full-time 8h30 -17h30 Thứ Hai – Thứ Sáu. Part-time: linh động theo lịch học (70% có mặt trên phòng làm việc) Chuyên môn: […]
ƯU ĐÃI NGẬP TRÀN – THÁNG VÀNG KHUYẾN MẠI

ƯU ĐÃI NGẬP TRÀN – THÁNG VÀNG KHUYẾN MẠI

Tháng 10 này, tiktakPOS mang đến chương trình khuyến mãi hấp dẫn không thể bỏ lỡ cho các chủ cửa hàng! Chỉ từ 1.256.000đ, bạn sẽ nhận ngay gói ưu đãi đặc biệt dành riêng cho việc quản lý bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả 1. Ưu đãi hấp dẫn bao gồm: Mua gói […]
Bùng nổ cơ hội săn ngàn deal hot trong Livestream tiktakPOS

Bùng nổ cơ hội săn ngàn deal hot trong Livestream tiktakPOS

Tham gia đường đua Livestream – Săn ngàn deal sốc cùng TiktakPOS Đừng bỏ lỡ, ngay trong hôm nay! Cùng tham gia ngay chương trình độc quyền này của tiktakPOS! Thời gian: Vào ngày 24-26-27/9 lúc 14h-16h, livestream đặc biệt với hàng loạt ưu đãi không thể bỏ lỡ! Mua 1 tặng 1 siêu lợi […]
Tuyển dụng thực tập sinh Editor tại FPT Hà Nội

Tuyển dụng thực tập sinh Editor tại FPT Hà Nội

Phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS, thuộc FPT Software tuyển dụng vị trí Thực tập sinh Editor 1. Thông tin tuyển dụng Số lượng : 3 nhân viên Thời gian làm việc: Full-time 8h30 -17h30 Thứ Hai – Thứ Sáu. Part-time: linh động theo lịch học (70% có mặt trên phòng làm việc). Địa điểm: Tòa nhà […]
Có thể bạn quan tâm
[FPT Software] Tuyển dụng Thực tập sinh Marketing

[FPT Software] Tuyển dụng Thực tập sinh Marketing

Phần mềm quản lý bán hàng tiktakPOS, thuộc FPT Software tuyển dụng vị trí thực tập sinh Marketing 1. Thông tin tuyển dụng Số lượng : 2 nhân viên Thời gian làm việc: Full-time 8h30 -17h30 Thứ Hai – Thứ Sáu. Part-time: linh động theo lịch học (70% có mặt trên phòng làm việc) Chuyên môn: […]
ƯU ĐÃI NGẬP TRÀN – THÁNG VÀNG KHUYẾN MẠI

ƯU ĐÃI NGẬP TRÀN – THÁNG VÀNG KHUYẾN MẠI

Tháng 10 này, tiktakPOS mang đến chương trình khuyến mãi hấp dẫn không thể bỏ lỡ cho các chủ cửa hàng! Chỉ từ 1.256.000đ, bạn sẽ nhận ngay gói ưu đãi đặc biệt dành riêng cho việc quản lý bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả 1. Ưu đãi hấp dẫn bao gồm: Mua gói […]
Bùng nổ cơ hội săn ngàn deal hot trong Livestream tiktakPOS

Bùng nổ cơ hội săn ngàn deal hot trong Livestream tiktakPOS

Tham gia đường đua Livestream – Săn ngàn deal sốc cùng TiktakPOS Đừng bỏ lỡ, ngay trong hôm nay! Cùng tham gia ngay chương trình độc quyền này của tiktakPOS! Thời gian: Vào ngày 24-26-27/9 lúc 14h-16h, livestream đặc biệt với hàng loạt ưu đãi không thể bỏ lỡ! Mua 1 tặng 1 siêu lợi […]
CHÚC MỪNG NGÀY QUỐC KHÁNH VIỆT NAM 2/9

CHÚC MỪNG NGÀY QUỐC KHÁNH VIỆT NAM 2/9

Thân gửi Quý khách hàng, Nhân ngày lễ Quốc khánh 2/9, tiktakPOS chúc bạn có một kì nghỉ thật tuyệt vời và tràn đầy ý nghĩa bên những người thân yêu. tiktakPOS luôn đồng hành bên khách hàng mọi lúc, mọi nơi, mang đến cho bạn những trải nghiệm bán hàng tuyệt vời. Chúng tôi […]
Quản lý cửa hàng chưa bao giờ đơn giản hơn thế cùng tiktakPOS
Dùng thử miễn phí 7 ngày